Privacy verklaring
Voor het laatst gewijzigd: 27 juni 2026
Dit is de privacy- en cookieverklaring van @My Gym Menen BV, hierna genoemd: “@My Gym Menen”, “wij”, “ons” of “onze”.
@My Gym Menen is gevestigd aan de Ieperstraat 311 F102, 8930 Menen, België en is ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 1028.228.407.
Website: www.atmygymmenen.com
E-mailadres: menen@atmygym.com
In deze verklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, met wie wij deze gegevens delen en welke rechten je hebt.
Wij behandelen persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna de AVG.
1. Verkrijging van persoonsgegevens
Wanneer je gebruikmaakt van onze website, diensten of faciliteiten, kun je zelf persoonsgegevens aan ons verstrekken. Wij kunnen ook persoonsgegevens ontvangen wanneer je reageert op een advertentie of gebruikmaakt van een externe dienst die met onze dienstverlening verbonden is.
Persoonsgegevens kunnen onder andere worden verzameld wanneer je:
• Een contact- of inschrijfformulier invult;
• Reageert op een advertentie;
• Een afspraak, rondleiding of intakegesprek boekt;
• Contact met ons opneemt;
• Een dagpas aankoopt;
• Een lidmaatschap of abonnement afsluit;
• Een account aanmaakt;
• Onze website bezoekt;
• Gebruikmaakt van onze diensten of fitnessfaciliteiten;
• Je inschrijft voor nieuwsbrieven of andere communicatie.
Onder persoonsgegevens verstaan wij alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
2. Categorieën van persoonsgegevens
Afhankelijk van de manier waarop je met ons in contact komt en de diensten waarvan je gebruikmaakt, kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:
• Voor- en achternaam;
• Adres en woonplaats;
• Geboortedatum;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Contact- en communicatiegegevens;
• Gegevens uit contact- en inschrijfformulieren;
• Informatie over afspraken, reservaties, rondleidingen en intakegesprekken;
• Informatie over je gekozen dagpas, lidmaatschap of abonnement;
• Accountgegevens, waaronder je gebruikersnaam en beveiligde toegangsgegevens;
• Facturatie-, betalings- en transactiegegevens;
• De status van een betaling;
• Technische gegevens, zoals je IP-adres, browsertype en apparaatgegevens;
• Informatie over het gebruik van onze website;
• Cookiegegevens en marketingvoorkeuren;
• Camerabeelden in en rond onze fitnesslocatie;
• Andere persoonsgegevens die je vrijwillig aan ons verstrekt.
Volledige betaalkaartgegevens worden in principe rechtstreeks verwerkt door de gebruikte betaaldienstverlener. Wij ontvangen doorgaans alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om de betaling en de status ervan te beheren.
3. Doeleinden van de verwerking
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:
• Contact met je opnemen;
• Je vragen of contactaanvragen beantwoorden;
• Leads en geïnteresseerden opvolgen;
• Afspraken, rondleidingen, intakegesprekken en reservaties inplannen en beheren;
• Onze diensten uitvoeren;
• Dagpassen, lidmaatschappen en abonnementen aanbieden en beheren;
• Toegang tot onze fitnesslocatie beheren;
• Betalingen uitvoeren en opvolgen;
• Facturen opstellen en onze boekhouding beheren;
• Praktische informatie, bevestigingen en herinneringen versturen;
• Onze dienstverlening verbeteren;
• Onze website verbeteren;
• Bezoekersgedrag op onze website analyseren;
• Nieuwsbrieven en commerciële communicatie versturen;
• Marketingcampagnes uitvoeren en de resultaten ervan meten;
• Onze locatie, bezoekers, leden, medewerkers en eigendommen beveiligen;
• Fraude, misbruik, schade en diefstal voorkomen of onderzoeken;
• Wettelijke verplichtingen naleven;
• Onze rechten verdedigen bij klachten of juridische geschillen;
• Gegevens uitwisselen met dienstverleners voor zover dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.
4. Rechtsgronden van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
Uitvoering van een overeenkomst
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst.
Dit is bijvoorbeeld het geval bij:
• Het boeken van een afspraak;
• De aankoop van een dagpas;
• Het afsluiten en beheren van een lidmaatschap;
• Het uitvoeren van een betaling;
• Het leveren van onze diensten.
Wettelijke verplichting
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld in het kader van:
• Onze boekhouding;
• Facturatie;
• Fiscale verplichtingen;
• Administratieve verplichtingen;
• Verzoeken van bevoegde overheidsinstanties.
Toestemming
Voor bepaalde verwerkingen vragen wij vooraf je toestemming.
Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn voor:
• Het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies;
• Het versturen van bepaalde commerciële communicatie;
• Bepaalde vormen van websiteanalyse en advertentiemeting.
Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.
Gerechtvaardigd belang
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang, voor zover jouw belangen, grondrechten en vrijheden niet zwaarder wegen.
Dit kan onder andere betrekking hebben op:
• Het beveiligen van onze locatie;
• Het verbeteren van onze diensten;
• Het voorkomen van fraude en misbruik;
• Het opvolgen van bestaande aanvragen en klantenrelaties;
• Het verdedigen van onze juridische belangen;
• Het voeren van een normale en efficiënte bedrijfsvoering.
5. Noodzaak van de verwerking
Bepaalde persoonsgegevens zijn noodzakelijk om onze diensten te kunnen uitvoeren.
Wanneer je de noodzakelijke gegevens niet verstrekt, is het mogelijk dat wij:
• Geen contact met je kunnen opnemen;
• Geen afspraak kunnen inplannen;
• Geen dagpas, lidmaatschap of abonnement kunnen verwerken;
• Geen betaling kunnen uitvoeren;
• Geen toegang tot onze diensten kunnen verlenen;
• Een overeenkomst niet volledig kunnen uitvoeren.
Wanneer voor een specifieke verwerking je uitdrukkelijke toestemming nodig is, zullen wij deze afzonderlijk vragen.
6. Geautomatiseerde verwerking en opvolging
Wij kunnen software en automatiseringen gebruiken voor het verwerken en opvolgen van aanvragen.
Na het invullen van een formulier kunnen bijvoorbeeld automatisch:
• Bevestigingen worden verstuurd;
• Herinneringen worden verzonden;
• Contactgegevens in ons klantensysteem worden opgeslagen;
• Interne opvolgingstaken worden aangemaakt;
• Aanvragen worden ingedeeld volgens de gekozen dienst of interesse.
Er is geen sprake van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor je heeft.
7. Bewaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Bij het bepalen van de bewaartermijn houden wij onder andere rekening met:
• De duur van de klantenrelatie;
• De duur van een lidmaatschap of abonnement;
• Wettelijke boekhoudkundige en fiscale bewaartermijnen;
• De termijn waarbinnen klachten of juridische vorderingen kunnen worden ingesteld;
• De noodzaak om incidenten, fraude of misbruik te onderzoeken;
• Het doel waarvoor toestemming werd gegeven.
Wanneer een langere bewaartermijn noodzakelijk is op grond van wet- of regelgeving, bewaren wij de betreffende gegevens gedurende die wettelijke termijn.
Gegevens voor commerciële communicatie worden bewaard totdat je je uitschrijft, bezwaar maakt of de gegevens niet langer noodzakelijk zijn.
8. Verwerking en delen van gegevens met derden
Wij verkopen geen persoonsgegevens.
Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor:
• De uitvoering van onze diensten;
• Het beheren van onze bedrijfsactiviteiten;
• De uitvoering van een overeenkomst;
• Het nakomen van een wettelijke verplichting;
• Het beveiligen of verdedigen van onze rechten.
Wij kunnen persoonsgegevens onder andere delen met de volgende categorieën van ontvangers.
Boekhouders en professionele adviseurs
Onze boekhouder en eventuele professionele adviseurs kunnen toegang krijgen tot contactgegevens, facturatiegegevens, financiële gegevens en transactiegegevens voor onze boekhouding, administratie of professionele ondersteuning.
CRM-, communicatie- en afspraaksoftware
Wij maken gebruik van externe software voor onder andere:
• Het verzamelen en beheren van leads;
• Contact- en inschrijfformulieren;
• Het beheren van contactgegevens;
• Het inplannen en beheren van afspraken;
• Het versturen van bevestigingen en opvolgberichten;
• Het automatiseren van communicatie;
• Het beheren van de status van aanvragen.
Gegevens die je via formulieren, afsprakenpagina’s, advertenties of andere campagnes verstrekt, kunnen daarom in deze software worden opgeslagen en verwerkt.
Betaaldienstverleners
Wij maken gebruik van externe betaaldienstverleners voor het verwerken van bepaalde online betalingen, waaronder betalingen voor dagpassen, lidmaatschappen of andere diensten.
Deze partijen kunnen onder andere de volgende gegevens verwerken:
• Naam;
• E-mailadres;
• Betaalgegevens;
• Transactiegegevens;
• Het betaalde bedrag;
• De datum en status van de betaling;
• Technische gegevens;
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor beveiliging en fraudepreventie.
Een betaaldienstverlener kan voor bepaalde verwerkingen volgens onze instructies handelen en voor andere verwerkingen, zoals fraudepreventie, wettelijke controles en beveiliging van het betalingsverkeer, zelf verantwoordelijk zijn.
Software voor leden- en abonnementsbeheer
Wij maken gebruik van externe software voor de registratie, aankoop en het beheer van lidmaatschappen en abonnementen.
Via deze software kunnen onder andere de volgende gegevens worden verwerkt:
• Naam en contactgegevens;
• Geboortedatum;
• Adresgegevens;
• Het gekozen lidmaatschap of abonnement;
• Start- en contractgegevens;
• Accountgegevens;
• Betalings- en transactiestatus;
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor het activeren en beheren van het lidmaatschap.
Website-, hosting- en softwareleveranciers
Onze website-, hosting- en softwareleveranciers kunnen toegang krijgen tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor:
• Het functioneren van onze website;
• Het beveiligen van onze systemen;
• Technisch onderhoud;
• Het oplossen van technische problemen;
• Het uitvoeren van onze dienstverlening.
Analyse-, advertentie- en marketingdienstverleners
Wij kunnen gebruikmaken van externe dienstverleners om:
• Het gebruik van onze website te analyseren;
• De prestaties van advertenties te meten;
• Marketingcampagnes uit te voeren;
• Te controleren of een advertentie tot een aanvraag of aankoop heeft geleid.
Niet-noodzakelijke cookies of trackingtechnologieën worden hierbij alleen gebruikt wanneer daarvoor een geldige toestemming is verkregen.
Overheids- en gerechtelijke instanties
Wij kunnen persoonsgegevens delen met politiediensten, gerechtelijke instanties, belastingdiensten of andere bevoegde overheidsinstanties wanneer wij:
• Daartoe wettelijk verplicht zijn;
• Een geldig verzoek ontvangen;
• Onze rechten moeten vaststellen, uitoefenen of verdedigen;
• Een misdrijf, fraude of veiligheidsincident moeten melden.
Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens uitsluitend volgens onze instructies verwerkt, sluiten wij waar wettelijk vereist een verwerkersovereenkomst af.
9. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige software-, communicatie-, analyse-, advertentie- of betaaldienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor passende wettelijke waarborgen worden gebruikt.
Dit kan onder andere gebeuren op basis van:
• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• Goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• Een erkend gegevensbeschermingskader;
• Een ander wettelijk toegestaan doorgiftemechanisme.
10. Beveiliging van persoonsgegevens
@My Gym Menen neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:
• Onbevoegde toegang;
• Verlies;
• Misbruik;
• Wijziging;
• Openbaarmaking;
• Vernietiging.
Bij het bepalen van deze maatregelen houden wij rekening met:
• De stand van de techniek;
• De uitvoeringskosten;
• De aard en omvang van de verwerking;
• De verwerkingsdoeleinden;
• De mogelijke risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.
Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
11. Minderjarigen
Onze website en online diensten zijn niet specifiek gericht op jonge kinderen.
Wanneer persoonsgegevens van een minderjarige worden verwerkt, kan afhankelijk van de leeftijd, de dienst en de wettelijke grondslag toestemming of goedkeuring van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist zijn.
Voor het afsluiten van een lidmaatschap of overeenkomst met een minderjarige kan eveneens toestemming of goedkeuring van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist zijn.
Wanneer je vermoedt dat wij zonder geldige toestemming persoonsgegevens van een kind hebben verzameld, kun je contact opnemen via menen@atmygym.com.
12. Disclaimer
Wij besteden grote zorg aan de inhoud en werking van onze website. Toch kunnen wij niet garanderen dat alle informatie altijd volledig, foutloos en actueel is.
@My Gym Menen is, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, niet aansprakelijk voor schade die uitsluitend ontstaat door:
• Onjuistheden of onvolledigheden op de website;
• Tijdelijke onbeschikbaarheid van de website;
• Het gebruik van informatie op de website;
• Externe websites waarnaar wordt verwezen.
Alle teksten, afbeeldingen, logo’s en andere inhoud op de website zijn beschermd door intellectuele-eigendomsrechten, voor zover deze niet aan derden toebehoren.
De inhoud mag niet zonder voorafgaande toestemming worden gekopieerd, verspreid of commercieel gebruikt, tenzij dit wettelijk is toegestaan.
13. Cookieverklaring
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën.
Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij een bezoek aan een website op je computer, smartphone of ander apparaat kunnen worden opgeslagen.
Strikt noodzakelijke cookies
Deze cookies zijn noodzakelijk voor het correct, veilig en technisch functioneren van de website.
Ze kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor:
• Websitebeveiliging;
• Het correct laden van pagina’s;
• Het functioneren van formulieren;
• Het onthouden van cookievoorkeuren;
• Het uitvoeren van een door jou gevraagde dienst.
Voor strikt noodzakelijke cookies is geen voorafgaande toestemming vereist.
Functionele cookies
Functionele cookies kunnen bepaalde keuzes of instellingen onthouden en de website gebruiksvriendelijker maken.
Wanneer deze cookies niet strikt noodzakelijk zijn, worden ze alleen geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.
Analytische cookies
Analytische cookies helpen ons begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken.
Hiermee kunnen wij onder andere analyseren:
• Welke pagina’s worden bezocht;
• Hoe bezoekers op de website terechtkomen;
• Hoe lang bezoekers op de website blijven;
• Welke onderdelen van de website goed of minder goed functioneren.
Niet-noodzakelijke analytische cookies worden alleen geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.
Marketing- en trackingcookies
Marketing- en trackingcookies kunnen worden gebruikt om:
• De resultaten van advertenties te meten;
• Te analyseren of een advertentie tot een aanvraag heeft geleid;
• Advertenties relevanter te maken;
• Doelgroepen samen te stellen;
• Eerdere websitebezoekers opnieuw advertenties te tonen.
Marketing- en trackingcookies worden alleen geplaatst nadat je hiervoor vooraf toestemming hebt gegeven.
Verder surfen op de website wordt niet beschouwd als geldige toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.
14. Cookievoorkeuren beheren
Bij je eerste bezoek aan onze website kun je via de cookiebanner aangeven welke niet-noodzakelijke cookies je wel of niet aanvaardt.
Je kunt je toestemming later wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op de website, wanneer deze mogelijkheid beschikbaar is.
Je kunt cookies ook blokkeren of verwijderen via de instellingen van je browser.
Wanneer je bepaalde cookies weigert of verwijdert, is het mogelijk dat sommige onderdelen van de website minder goed functioneren.
15. Sociale media
Onze website kan links, knoppen of geïntegreerde inhoud van sociale mediaplatformen bevatten.
Wanneer je op een knop of externe link klikt, kan de betreffende partij onder andere:
• Je IP-adres ontvangen;
• Cookies plaatsen;
• Je bezoek registreren;
• Gegevens koppelen aan een bestaand account bij die partij.
Op deze verwerkingen zijn de privacy- en cookievoorwaarden van het betreffende sociale mediaplatform van toepassing.
@My Gym Menen is niet verantwoordelijk voor de manier waarop externe sociale mediaplatformen persoonsgegevens verwerken.
16. Cameratoezicht
In en rond de fitnesslocatie van @My Gym Menen kan cameratoezicht aanwezig zijn.
Het cameratoezicht wordt gebruikt voor:
• De veiligheid van leden, bezoekers en medewerkers;
• Het beschermen van onze gebouwen en eigendommen;
• Het voorkomen en vaststellen van diefstal, vandalisme en misbruik;
• Het onderzoeken van veiligheidsincidenten;
• Het controleren van ongeoorloofde toegang.
Het cameratoezicht wordt aangeduid met de wettelijk vereiste pictogrammen.
Er worden geen camera’s geplaatst in:
• Kleedkamers;
• Douches;
• Toiletten;
• Andere ruimtes waar personen een hoge mate van privacy mogen verwachten.
De camerabeelden worden in principe niet langer dan één maand bewaard.
Wanneer beelden kunnen bijdragen aan het bewijzen of afhandelen van een misdrijf, schadegeval, overlast of ander concreet incident, kunnen de relevante beelden langer worden bewaard zolang dit noodzakelijk is.
Camerabeelden kunnen worden gedeeld met politie- of gerechtelijke instanties wanneer dit wettelijk is toegestaan of vereist.
17. Websites van derden
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op externe websites die via links met onze website zijn verbonden.
Wij hebben geen controle over de manier waarop deze externe partijen persoonsgegevens verzamelen en verwerken.
Wij raden je aan om de privacy- en cookieverklaring van een externe website te lezen voordat je daar persoonsgegevens verstrekt.
18. Rechten van betrokkenen
Je hebt, afhankelijk van de omstandigheden, de volgende rechten.
Recht op informatie
Je hebt het recht om duidelijke informatie te ontvangen over de manier waarop wij je persoonsgegevens verwerken.
Recht op inzage
Je hebt het recht om te vragen of wij persoonsgegevens van je verwerken en om inzage of een kopie van deze gegevens te ontvangen.
Recht op rectificatie
Je hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen.
Recht op gegevenswissing
Je hebt in bepaalde omstandigheden het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen.
Dit recht is niet absoluut. Wij kunnen bepaalde gegevens moeten bewaren vanwege wettelijke verplichtingen of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische rechten.
Recht op beperking van de verwerking
Je hebt in bepaalde omstandigheden het recht om te vragen dat het gebruik van je persoonsgegevens tijdelijk wordt beperkt.
Recht op overdraagbaarheid
Je hebt in bepaalde omstandigheden het recht om persoonsgegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
Je kunt ook vragen om deze gegevens rechtstreeks aan een andere organisatie over te dragen, wanneer dit technisch mogelijk is.
Recht van bezwaar
Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking die gebaseerd is op een gerechtvaardigd belang.
Je hebt altijd het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing.
Recht om toestemming in te trekken
Wanneer een verwerking gebaseerd is op je toestemming, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.
Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming
Je hebt het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerde beslissing die juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor je heeft, behoudens de wettelijke uitzonderingen.
19. Uitoefenen van je rechten
Je kunt een verzoek indienen via:
Vermeld duidelijk:
• Welk recht je wilt uitoefenen;
• Op welke gegevens je verzoek betrekking heeft;
• Eventuele informatie die ons helpt om je gegevens terug te vinden.
Wij reageren zo snel mogelijk en in principe uiterlijk binnen één maand na ontvangst van je verzoek.
Bij een complex verzoek of een groot aantal verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren je binnen de eerste maand wanneer een verlenging nodig is.
Wanneer wij redelijke twijfel hebben over je identiteit, kunnen wij aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren.
Stuur niet ongevraagd een volledige kopie van je identiteitskaart. Wanneer een identiteitscontrole noodzakelijk is, vragen wij alleen de informatie die daarvoor redelijkerwijs nodig is.
20. Klachten
Heb je een vraag of klacht over de manier waarop @My Gym Menen je persoonsgegevens verwerkt? Neem dan eerst contact met ons op via:
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
21. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
@My Gym Menen kan deze privacy- en cookieverklaring wijzigen wanneer:
• Onze dienstverlening verandert;
• Onze website wordt aangepast;
• Wij andere software of dienstverleners gebruiken;
• De toepasselijke wet- of regelgeving verandert.
De meest recente versie wordt steeds op onze website gepubliceerd.
Wanneer een wijziging aanzienlijke gevolgen heeft voor de manier waarop wij reeds verzamelde persoonsgegevens verwerken, zullen wij je daarover informeren wanneer dit wettelijk vereist is.